Tips Etika Penulisan E-mail

Hay sahabat blogger, hari ini postingan saya yang kedua, tentang Etika penulisan email dengan baik dan benar. Netiket atau Nettiquette, adalah etika dalam berkomunikasi dengan e-mai. Seperti halnya berkomunikasi melalui surat atau bertatap muka, berkomunikasi dengan e-mail butuh tata cara sendiri. Bisa dibayangkan hampir setiap hari ada jutaan e-,mail bahkan ribuan di kirimkan dan di terima oleh begitu banyak orang.

Maka kesalahan kata, bisa berarti fatal. Tapi memang sangat menyebalkan, jika kita menerima pesan e-mail yang pengirimnya menggunakan huruf kapital, mengirim kembali seutuhnya pesan-pesan yang kita kirimkan, atau menjawab pertanyaan panjang kita dengan ucapan, "saya kira begitu, atau "Nah, untuk mencegah hal itu terjadi, ada baiknya kita mengetahui beberapa di antaranya.

1. Jangan terlalu banyak mengutip

Hati-hati dalam melakukan balasan (reply) Fasilitas "reply" dari sebagian besar program mailer, biasanya akan mengutip pesan asli yang anda terima secara otomatis ke dalam isi surat anda

Jika harus mengutip pesan seseorang dalam jawaban e-mail, usahakan menghapus bagian-bagian yang tidak perlu, dan hanya menjawab bagian yang relevan saja.

2. Perlakukan email secara pribadi
Jika seseorang mengirim informasi atau gagasan kepada anda secara pribadi, Anda tidak sepatutnya mengirimnya ke forum umum, seperti kelompok grup, atau mailing-list. Email pada dasarnya adalah alat komunikasi personal.

3. Jangan gunakan huruf kapital
Seperti halnya membaca surat kabar, atau surat, membaca pesan email yang menggunakan huruf besar/kapital yang berlebihan tidak enak dilihat. Tapi di samping itu, terutama dalam tata krama berkomunikasi dengan email/chat, penggunaan huruf besar biasanya dianggap berteriak. Mungkin saja maksudnya hanya untuk memberi tekanan pada maksud anda.

4. Jangan membicarakan Orang lain.
Jangan membicarakan orang atau pihak lain, apalagi kejelekannya/aibnya. Berhati-hatilah terhadap apa yang anda tulis. E-mail memiliki fasilitas bernama "forward", yang mengizinkan si penerima akan meneruskannya (forward) ke orang lain.

5. Jangan gunakan Cc.
Jika anda ingin mengirim mail ke sejumlah orang (misalnya di mailing-list), jangan cantumkan nama nama pada kolom Cc. Jika anda melakukan hal itu, semua orang yang menerima e-mail anda, akan bisa melihat alamat email anda, akan bisa melihat alamat alamat e-mail orang lain. Umunya orang tidak suka bila alamat e-mail nya di beberkan di depan umum. Selalu gunakan Bcc (blind carbon copy). Dengan cara ini setiap orang hanya bisa melihat alamat e-mailnya sendiri.

6. Jangan gunakan format HTML
Jika anda mengirim sebuah pesan penting ke rekan Anda, jangan gunakan format HTML tanpa anda yakin bahwa program e-mail rekan Anda bisa memahami kode HTML. Jika tidak pesan Anda sama sekali tidak terbaca atau kosong. Sebaiknya gunakan plain text.

7. Jawablah secara masuk akal
Jawablah setiap pesan e-mail secara masuk akal. Jangan menjawab dua tiga pertanyaan dalam satu jawaban. Apalagi, menjawab pesan e-mail yang panjang lebar, dan Anda menjawab dalam satu kata "Wow" Ini sangat menyebalkan.

Sekian tips dari saya tentang Etika penulisan E-mail yang baik. Semoga bermanfaat bagi yang membaca.

Salam Blogging.